Gráficas

Sistema de Atendimento via WhatsApp para Gráficas

Orçamento que demora, arte que se perde entre áudios e cliente dizendo que não aprovou a prova. O ActioZap organiza o WhatsApp da gráfica por etapa do pedido, com vários atendentes no mesmo número e tudo registrado.

Ver planos

Filas da gráfica4 atendentes

OrçamentoQuantidade, papel e acabamento

5 na fila

Arte e aprovaçãoProva enviada ao cliente

3 aguardando

ProduçãoPrazo e status do pedido

2 na fila

Retirada / EntregaPedido pronto

livre

O problema

Na gráfica, o pedido inteiro passa pelo WhatsApp

Orçamento que demora

O cliente pede preço de cartão, panfleto e banner para três gráficas. Quem responde primeiro leva. Com um celular só, você raramente é o primeiro.

Arte perdida no celular

Arquivo enviado há uma semana, no meio de 200 mensagens, no celular de quem está de folga hoje. A produção para esperando.

"Eu não aprovei isso"

Sem registro claro da aprovação da prova, o erro de impressão vira prejuízo da gráfica.

Como o ActioZap organiza o WhatsApp de uma gráfica

O sistema de atendimento via WhatsApp para gráficas do ActioZap transforma o caminho do pedido em filas: o cliente entra pelo orçamento, passa pela arte e aprovação, segue para produção e termina na retirada ou entrega. Em cada etapa, quem atende vê todo o histórico: medidas, quantidades, arquivos e o "pode imprimir" do cliente.

Orçamento rápido com vários atendentes

Várias pessoas respondem orçamentos ao mesmo tempo, no mesmo número. Respostas rápidas com as perguntas padrão (quantidade, papel, acabamento, prazo) aceleram o primeiro retorno, que é quando a venda se decide.

Arte e aprovação com registro

O arquivo do cliente e a prova enviada ficam na conversa, no histórico da empresa. A aprovação é feita por escrito, com data e hora. Se o cliente questionar depois, a gráfica tem o registro.

Produção sem ruído

A equipe de produção recebe a conversa transferida já com tudo o que precisa. O cliente que pergunta "já ficou pronto?" cai na fila certa e é respondido sem interromper quem está imprimindo.

Funil de orçamentos no Kanban

Orçamento enviado, aguardando arte, em produção, pronto para retirada: com o Kanban de contatos, você vê quantos pedidos estão em cada etapa e cobra quem sumiu depois do orçamento.

Quer ver o fluxo de uma gráfica no ActioZap?

O consultor mostra como ficam as filas de orçamento, arte e produção.

Jornada típica do pedido

Orçamento: o cliente escolhe "Orçamento" no menu e informa o que precisa.
Envio do orçamento: o atendente responde (ou monta pelo módulo de orçamentos) e move o cliente no Kanban.
Arte: o cliente envia o arquivo, ou o designer cria e manda a prova.
Aprovação: o "pode imprimir" fica registrado na conversa.
Produção: a conversa é transferida, com tudo no histórico.
Retirada ou entrega: um lembrete avisa que o pedido está pronto.

Recursos mais usados por gráficas

Filas e departamentos: orçamento, arte, produção e retirada.
Kanban de contatos: controle dos orçamentos em aberto.
Agendamentos: prazo de aprovação e aviso de pedido pronto.
Disparos: campanhas de datas sazonais (volta às aulas, eleições, fim de ano).

Dúvidas

Perguntas de quem atende gráficas

O cliente consegue mandar arquivo de arte pelo WhatsApp?

Sim. PDF, imagem e arquivos de programas de design chegam na conversa e ficam no histórico do cliente, acessíveis para quem for atender depois.

Fica registrado quando o cliente aprova a arte?

Sim. A aprovação acontece na conversa, que fica no histórico da empresa com data e hora. Se surgir dúvida depois, está tudo lá.

Dá para separar orçamento de produção?

Sim. Você cria filas como Orçamento, Arte e aprovação, Produção e Retirada, e transfere o cliente entre elas conforme o pedido avança.

Consigo acompanhar os orçamentos em aberto?

Sim. Com o Kanban de contatos, cada cliente fica numa coluna (Orçamento enviado, Aguardando arte, Em produção, Pronto) e nada se perde.

Os arquivos ficam guardados para sempre?

Os arquivos de mídia ficam disponíveis no sistema por um período (hoje, 30 dias). Para arquivos de produção, o ideal é salvar no seu servidor ou nuvem como você já faz.

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