Escritórios de contabilidade

Sistema de Atendimento via WhatsApp para Escritórios de Contabilidade

Cliente mandando documento no WhatsApp do sócio, dúvida de folha caindo no fiscal e guia vencendo sem ninguém avisar. O ActioZap organiza o WhatsApp do escritório por departamento, com histórico por cliente e lembretes automáticos de vencimento.

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Departamentos do escritório7 atendentes

FiscalGuias, notas e impostos

3 na fila

Departamento pessoalFolha, férias e admissões

2 na fila

SocietárioAbertura e alterações

1 na fila

Vencimento DASTodo dia 20 · aviso 5 e 1 dia antes

Mensal

O problema

O WhatsApp do escritório virou uma caixa de entrada sem dono

Assunto no departamento errado

A dúvida de folha chega para o fiscal, o documento societário vai para o DP, e o cliente espera enquanto a mensagem é repassada.

Carteira no celular do funcionário

Clientes que falam direto com o celular de um colaborador. Quando ele sai, o histórico e o relacionamento vão junto.

Vencimento sem aviso

Guia esquecida vira multa, e a culpa sempre sobra para o escritório, mesmo quando o cliente não mandou o documento.

Como o ActioZap organiza o WhatsApp de um escritório contábil

O sistema de atendimento via WhatsApp para escritórios de contabilidade do ActioZap coloca a equipe inteira no número do escritório. O cliente escolhe o assunto, a conversa cai no departamento certo e todo o histórico fica com o escritório.

Departamentos como no organograma

Fiscal, Departamento Pessoal, Societário, Financeiro: cada um com sua fila e seus atendentes. Assunto que envolve dois setores é transferido com o histórico completo, sem o cliente precisar repetir.

Histórico por cliente

Documentos, combinados e dúvidas ficam registrados no contato do cliente. Em fechamento, auditoria ou troca de analista, está tudo num lugar só.

Lembretes de vencimento automáticos

Com os agendamentos recorrentes, o escritório cadastra uma vez o vencimento mensal (DAS, honorários, envio de documentos) com as antecedências desejadas. O ActioZap avisa o cliente e a equipe todo mês, sozinho.

Comunicados para a carteira

Mudou uma regra fiscal ou um prazo? Um disparo com modelo aprovado pela Meta avisa todos os clientes que autorizaram, e as dúvidas que surgirem caem nas filas.

Quer ver o ActioZap com os departamentos de um escritório?

O consultor mostra o fluxo e os lembretes de vencimento funcionando.

Jornada típica no WhatsApp do escritório

O cliente chama: escolhe Fiscal, DP, Societário ou Financeiro.
O analista do setor assume e vê o histórico daquele cliente.
Documento recebido: fica na conversa para o setor processar.
Assunto de outro setor: transferência com histórico.
Todo mês: lembrete automático de vencimento e de envio de documentos.

Recursos mais usados por escritórios de contabilidade

Filas e departamentos: um para cada área do escritório.
Agendamentos recorrentes: vencimentos mensais com aviso automático.
Disparos: comunicados para a carteira de clientes.
Kanban: acompanhamento de aberturas de empresa e novos contratos.

Dúvidas

Perguntas de escritórios de contabilidade

Cada cliente do escritório fala com um número diferente?

Não. Todos falam com o número do escritório. O menu separa por assunto (Fiscal, DP, Societário, Financeiro) e cada departamento atende o que é seu.

Dá para lembrar o cliente do vencimento das guias?

Sim. Com os agendamentos recorrentes, você cria um lembrete mensal com as antecedências que quiser (por exemplo, 5 e 1 dia antes) e o cliente recebe o aviso no WhatsApp.

Os documentos enviados pelos clientes ficam onde?

Na conversa, no histórico do cliente, acessíveis para o departamento que for atender. Para arquivamento definitivo, o ideal é salvar no sistema contábil ou na nuvem do escritório.

Quando um funcionário sai, perco o histórico dos clientes dele?

Não. O histórico é do escritório, não do celular de quem atendeu. Quem assumir a carteira continua de onde parou.

Consigo avisar todos os clientes de uma mudança na legislação?

Sim, com os disparos em massa, usando modelos aprovados pela Meta para os clientes que autorizaram receber comunicados.

Não achou sua dúvida? Pergunte para um consultor no WhatsApp.

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